Projekt program (project software) leírás

Projekt szoftver főablak
Projekt szoftver főablak

A Projekt szoftver teljes mértékben átláthatja a cége pénzügyi hatékonyságát, munkatársai munkájának a teljesítményét és hatékonyságát.

A Projekt szoftver beépül a CRM szoftverbe, melynek ügyfél törzsére és naptár motorjára épül.
Többet szeretne megtudni CRM szoftverünkről? Kattintson ide!

A két szoftver együtt egy olyan hatékony rendszert alkot, mely havi százezreket takaríthat meg a program felhasználójának.

A Projekt kezelő szoftver a legmodernebb eszközökkel készült és rengeteg kutatómunka előzte meg a fejlesztését! Mindezt azért, hogy a leghatékonyabb megoldást kínáljuk a felhasználóinak.

 

A Projekt szoftver segítségével folyamában tudja kezelni az ügyfél eseményeket

  • Ha árajánlatot kér az ügyfél, Ön elkészít egy új projektet, melynek elkészítése néhány másodperc, hála a Duplikálás funkciónak.
  • Az ügyfél kiválasztása után néhány kattintással felviszi a tételeket. Azok is, amik költségként jelentkeznek a projektben, például “Árajánlat készítés”.
  • A tételek automatikusan felveszik a kiválasztott termék tulajdonságait, de tetszőlegesen át lehet írni őket.

Képet is lehet rögzíteni a tételhez, mely megjelenik a nyomtatványon.
Ekkor már a naptárban fel tud vinni egy eseményt, melyben kiválasztja a jelenlegi projektet és az Árajánlat készítés tételt.

Miért jó ez?

Mire elkészíti az ajánlatot, a projekt automatikusan kiszámolja, hogy mekkora költség volt Önnek, az árajánlat készítése. Honnan tudja ezt a program? Munkatársanként fel lehet vinni az órabért. A Vizuális Naptár a háttérben összeköttetésben áll a Projekt szoftverrel, így akár utólag is módosíthat a naptár bejegyzésben. (Például megnöveli az intervallumot.) A naptár automatikusan frissítődik és a program percre pontosan kiszámolja a költséget.

Egy kattintással létrehozza az Árajánlat fejlécet és kitölti a címet és a lejárati dátumot. Igény szerint fejlécet és láblécet is szerkeszthet. A tételeket nem kell létrehozni az árajánlathoz, hiszen azok – az egyszer már létrehozott – projekt bevétel tételei lesznek, ahol kipipálta, hogy “Legyen rajta a nyomtatványon”.
A kis nyomtató ikonra kattinva megtekintheti az árajánlatot, melyet kinyomtathat nyomtatóra, vagy Pdf-be. A program automatikusan csoportosítja a tételeket a nyomtatványon és csoportonként összesíti. Például egy árajánlatban külön csoportban lehetnek a munkadíjak és a tételek. Ilyenkor a program külön összesíti a munkadíjakat és a tételeket.

Árajánlat készítés
Árajánlat készítés

 

Már kész az árajánlat és kiderül, hogy a végösszeg túl kevés, de sok tétel van, hogy egyenként átírogassa az árakat?

Háromféleképpen tud árat növelni

  1. Tételek árainak növelése százalékosan: minden tétel nettó árát megnöveli egy megadott százalékkal.
  2. Fix összeg hozzáadása minden tételhez: a megadott összeget hozzáadja az összes tétel nettó árához.
  3. Fix összeg szétosztása a tételek között: a megadott összeget szétosztja egyenlően a tételek között.Ha például 10 tétel van és 4000 Ft-ot ír be, akkor 400 Ft összeggel növeli meg minden tételt. Így el lehet érni, hogy egy nagyobb összeggel megnövelje az árajánlatot úgy, hogy egyenlően szétosztja a tételek között.

 

Különböző beállítások segítenek testre szabni a nyomtatvány kinézetét:

Nyomtasson…

  • Végösszesen láblécet?
  • Csoport fejlécet / láblécet / nevet?
  • Csoport fejléc minden oldalon?

Ha elküldte az ügyfélnek az árajánlatot, bármilyen kapcsolat lezajlott Önök között, akkor már rögzíti a Projekt szoftver naptárába.
Ez nagyon fontos, hiszen mire megrendeli az ügyfél a dolgokat, Önnek már komoly költségei lehetnek pl. telefonon beszélt 2 órát (a projekt kezelő program ilyenkor az Ön óradíjához hozzáadja a telefon költséget). Vagy tárgyalás esetén a költség a munkaidő + a benzin költség.

Nyomtatvány beállítások
Nyomtatvány beállítások

 

A szerződést az Árajánlathoz hasonlóan néhány kattintással el tudja készíteni.

Megrendelés után tételenként ki tudja osztani a feladatokat különböző kollégáknak. A kollégák, ha elvégezték a feladatot, kipipálják az “Elvégezve” jelölőnégyzetet és rögzítik az elvégzés idejét.

 

Hogy történik a számlázás? Néhány kattintással!

A számlázó munkatárs megnyitja a projektet és rákattint a “Számla készítés Bevételből (ki nem számlázott tételek)”, vagy a “Számla készítés Bevételből (ki nem számlázott és elvégzett tételek)”, vagy a “Számla készítés Kiadásból (ki nem számlázott tételek)” gombokra és a program megnyitja a számlázó ablakot és automatikusan mindent kitölt: az ügyfél adatait és a tételeket is.

Ez rengeteg időt takarít meg: a számlázó személy nem kell végig kérdezze a munkatársakat, hogy milyen tételeket számlázhat ki a projektből: csak rákattint a fenti menük valamelyikére és már nyomtatja is a számlát (persze előtte, ha akar még módosíthat pl. az átutalási határidőn).

 

Termékek a projekt szoftverben
Termékek a projekt szoftverben

Ha a projekt bármilyen új fázisba került át (pl.”Árajánlatot vár”,”Árajánlat elkülve”,”Munka elkezdve” stb.) , más színnel jelenik meg a projektek között, így egy pillantással látni lehet, hogy milyen projektek hová tartoznak.

Nyomon tudja követni a projekt fizetési részleteit, a számláit stb.

Ha elkészült a projekt, lezárt állapotba teheti, így feleslegesen nem foglalja a helyet (de bármikor visszatehető Aktív állapotra).

Külön projektet nyithat például “Szabadidő” néven, hogy a munkatársai teljes munkadejéről tiszta képet kapjon. Ilyenkor a projektbe fel lehet vinni olyan tételeket pl. “Reggeli”, “Ebéd”, “Cigarettázás”, “Kávészünet” stb.

 

Különböző modulok, melyek a Projekt kezelő programhoz tartoznak

Több felhasználós rendszer, jogosultságokkal – szerepkör és csoport módosítás a projekt szoftverben.
A Crm szoftverben található felhasználó kezelő rendszer módosítása az alábbi módon

  • A felhasználókat előre definiált csoportokba lehet sorolni (pl. belső operatőr, színész, külsős operatőr)
  • Egy felhasználó egyszerre több csoportba is tartozhat

Gyűjtő projekt
A későbbi statisztikáknál lesz szerepe pl. mekkora összeget kaptak a külső operatőrök projektekre 2012-02-13 és 2012-04-16 között.
Ezt a statisztikát (lekérdezést) a program tartalmazza, vagyis adott időintervallum meghatározásával adott alvállalkozó, vagy belsős kolléga felé történt összes kifizetések, az általa elvégzett munkálatok összértéke és ezek különbözete (nyereség), valamint ha van órában megadható munkavégzés típusa, akkor annak összideje.

Termék karbantartás
Ebben a modulban tarthatóak karban a termékek, árakkal együtt.

Egyedi árak a termékekre
Cégenként meg lehet határozni, hogy termék csoportokra és termékekre mekkora engedményt kapjon százalékban és összegben.(az összeg kedvezmény csak a termékekre vonatkozik, míg a százalékos kedvezmény termékekre és termék csoportokra egyaránt)

Státusz karbantartás a projekt programban
Itt lehet felvinni Projekt státuszokat és a hozzájuk tartozó színeket. Egy projekt egyszerre egy státuszba tartozhat. A projekt böngészésben a projekt olyan színnel jelenik meg, mint amilyen státusz színt beállítottak neki.

Projekt készítés

Egy projekt több műveletet takar.

Projekt fő Adatmezők

  • Projekt Azonosító (nem módosítható, a program automatikusan generálja pl. 2012-00026)
  • Egyedi projekt név
  • Leírás a projektről
  • Projekt kezdő dátum
  • Leadási határidő dátum
  • Prioritás (1-től 10-ig), vizuálisan mozgatható csúszka
  • Lezárva? (jelölőnégyzet)
  • Státusz (kiválasztható)
  • Melyik winchesteren/winchestereken található a a projekt.
  • Ügyfél (kiválasztása az Ügyfél törzsből – ha új ügyfél, akkor menetközben fel lehet vinni)
  • Kontakt személyek kiválasztása: az ügyfél kiválasztása után kiválaszthatunk egy, vagy több kontakt személyt is
  • Ár összesen – a tételek árának összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Befolyt ár összesen – a tételek kifizetett árának összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Kiadások összesen – a kiadások összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Kifizetett ár összesen – a tételek kifizetett árának összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Összesen Nyereség – a bevételek-kiadások összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Összesen Eddig befolyt Nyereség – az eddig befizetett bevételek- kiadások összesítése (csak olvasható, a program kiszámolja)
  • Előleg összege – Ha nincs kitöltve, a program nem veszi figyelembe
  • Kifizette az előleget? – Jelölőnégyzet. Ha kifizette, itt lehet kipipálni
  • Szülő projekt – Ha egy projektnek kijelölünk egy másik projektet szülő projektként, akkor a szülő projekt pénzügyi adatlapja tartalmazza az alá tartozó projektek adatait.

Projekt – Tételek (Bevételek)

Tételek kiválasztása a Termék törzsből (ha új termék, akkor menetközben fel lehet vinni)
Korlátlan számú tételt hozzá lehet adni a projekthez. Új tétel hozzáadásánál a program automatikusan betölti a tétel árát, de ezt felül lehet bírálni.

Tételenként hozzá lehet csatolni az elvégző személy nevét, valamint a határidejét (mérföldkő).

Jelölő négyzettel be lehet tételenként állítani, hogy „Jelenjen meg a nyomtatványon?”
A tételek árának a végösszesenje (melyet a program automatikusan számol) lesz a projekt bevételeinek összesenje.

A Projekt Bevételek táblázata és a Projekt Költségek táblázata egymás mellett helyezkednek el a Projekt ablakban.

A Projekt Bevételek és Kiadások sorai vizuálisan csoportokra van bontva a táblázatban a következőképpen: ELŐKÉSZÍTÉS, FORGATÁS (ebből több is lehet, sorszámozva), UTÓMUNKA, EGYÉB. Ezen csoportok tartalmát és magukat a csoportokat a felhasználó alakíthatja. Erre a különböző munkafázisokhoz tartozó szolgáltatástípusok(=tételek) átláthatósága miatt van szükség.

Projekt – Költségek

A projekt adatlapján egy külön táblázatban meg lehet adni a projekttel felmerült költségeket. A program összesíti a költségeket és megjeleníti a projekt hasznát is.

Projekt – További fizetési részletek
Ez egy külön táblázat, melyben rögzíteni lehet a különböző befizetéseket. Segítségével meg lehet oldani, hogy akár például 8 részletben is fizethessen az ügyfél.

Maradék összeg
A program automatikusan jelzi, hogy mekkora összeggel tartozik még az ügyfél

Projekt készítés – Projekt felelős
Ki lehet választani projektenként egy személyt, aki az egész projektért felelős.

Projektek egymás alá csoportosítása
Egy „normál” projektet be tudunk csoportosítani egy „gyűjtő” projekt alá. Ennek megvan az az előnye, hogy projektenként külön-külön is láthatjuk az összegeket, de egyszerre is, ha a gyűjtő projekt kartonjára kattintunk.

Például a Ferteleki Kft. megbíz egy Budapesti forgatással májusra és egy Kiskunlaczházi forgatással Április első hetére. Ha készítünk egy gyűjtő projektet és ez alá rendezzük a két valós projektet, akkor egyszerre is átláthatjuk a kettőt.

Projektek duplikálás
A Projekt Duplikálás gombra kattintva lehetőségünk van leduplikálni a kijelölt projektet új néven.
Több féle duplikálási mód áll rendelkezésünkre, attól függően, hogy milyen adatokat szeretnénk duplikálni (pl. csak a bevételeket, vagy a bevételeket és az árajánlatokat stb.)

Projekt – Naptár összecsatolás

Ha valaki naptárbejegyzést készít, kiválaszthatja a projektet (pl. Matáv filmezés) és azon belül a tételt pl. „ősrégi mozdony a rozsdás síneken dokumentumfilm”. Ki lehet még választani a munkatársat és az eszközt is.

Így a naptár bejegyzés összeköttetésbe kerül a projekttel, így a projekt számolni tudja munkatársanként az eltöltött időt (hiszen előfordulhat, hogy a fenti tételt 2 különböző időpontban is filmezték pl. az első félóra után szakadni kezdett az eső és másnap is el kellett jönni).

Egyúttal a projekt így költséget is tud számolni, hiszen minden munkatársnak külön órabére lehet.

Ráadásul az adott eszköznek is költsége lehet, melyet a munkatárs használ. Például, ha telefonál, akkor a költség a munkatárs órabére+a telefon költsége, ha bérelt kamerával filmez, akkor a költség a munkatárs órabére+a kamera bérlési ára.

Projekt böngészés
Visszamenőleg meg lehet tekinteni a projekteket. A táblázatban más színnel jeleníti meg a program a projekteket a státusz színek szerint.

Megjelenített adatmezők:

  • Projekt Azonosító (nem módosítható, a program automatikusan generálja pl. 2012-00026)
  • Egyedi projekt név
  • Leírás a projektről
  • A projekt kezdő dátuma
  • Várható befejezés dátum
  • Lezárva?
  • Státusz (felhasználó által feltöltött Státusz-listából kiválaszthatóan)
  • Melyik winchesteren/winchestereken található

A megjelenített mezőkre keresni és szűrni lehet.

Szabad szövegű Számla a projekt programban
Teljes számlázó program, mely beépítésre kerül a szoftverbe.

Projekt – Számla kiegészítés a projekt szoftverben
Ez a modul automatikusan meghívódik, ha a Projekt ablakban a Számlázás gombra kattintanak.
Automatikusan átveszi az összes adatot a projektből, de módosítani lehet az adatokat véglegesítés előtt.

Számla böngészés a projekt programban
Utólag meg lehet tekinteni a számlákat, évekre visszamenőleg is. Itt lehet még stornózni és számla másolatot nyomtatni.

Felelős személyek
Rögzíteni lehet azokat a munkatársakat, akik felelősek a projektért (a fő felelősön kívül)

Ügyfél kontakt személyek
Ki lehet választani azokat a a kontakt személyeket, akik az ügyfél oldaláról részt vesznek a projektben

 

Nyomtatványok a projekt szoftverben

Specifikáció Készítés
Hasonlít az árajánlathoz, de nem mutatja az árakat. Akkor hasznos, ha rengeteg egyeztetést kíván az, hogy mit is szeretne az ügyfél valójában. (Nem érdemes árajánlatot számolni olyan tételre, mely esetleg nem kell az ügyfélnek)

Árajánlat Készítés
A projektből egy gombnyomással árajánlatot lehet készíteni, melynek kimenete képernyő, nyomtató, Pdf, vagy Xls lehet.

A program a projekt tételeit használja fel az árajánlat elkészítésére.

Rugalmasan fejléc és lábléc szöveget lehet változtatni az előre felvitt fejléc és lábléc sablonokból.

Árajánlat Készítés – több árajánlat
Ez a modul lehetővé teszi, hogy egy projekthez korlátlan számú árajánlatot lehessen készíteni.

Ki lehet jelölni, hogy melyik árajánlat az aktuális (melyiket fogadta el az ügyfél). Alapértelmezetten az utolsó árajánlat az aktuális

Szerződés generálás
A programban előre rögzített szerződés mintákat lehet rögzíteni, melyeket fel lehet használni a projektben.

A program behelyettesíti a következő mezőket a szerződésbe:

  • Saját adatok
  • Ügyfél adatok
  • Projekt neve, végösszege és kezdő- és leadási időpontja

A szerződést ki lehet nyomtatni, illetve ki lehet exportálni Pdf-be ér Rich Text formátumban (melyet a Word be tud olvasni)

Szabad szövegű Számla (opció)
Teljes számlázó program, mely beépítésre kerül a szoftverbe.

Projekt – Számla kiegészítés (opció)
Ez a modul automatikusan meghívódik, ha a Projekt ablakban a Számlázás gombra kattintanak.

Automatikusan átveszi az összes adatot a projektből, de módosítani lehet az adatokat véglegesítés előtt.

Számla böngészés (opció)
Utólag meg lehet tekinteni a számlákat, évekre visszamenőleg is. Itt lehet még stornózni és számla másolatot nyomtatni.

 

A Projekt szoftver a Crm szoftverre épül, ezért a Crm szoftver szükséges a működéséhez!

 

Projekt menedzsment szoftverünkkel könnyedén nyomon követheti a teljes munkamenetet egy-egy projektnél. Használjon projekt szoftvert Ön is, hogy könnyebb legyen minden munkafolyamat!